Publié le 6 janvier 2023

Titouan Launay

Co-founder

Paris, France

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La génération automatisée de documents a le potentiel de révolutionner la façon dont les entreprises créent et diffusent des documents importants. En automatisant le processus de création, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi améliorer la qualité et la cohérence de leurs documents.

Introduction

La génération automatisée de documents désigne l'utilisation de logiciels et de technologies pour générer automatiquement des documents sur la base de modèles et de contenus prédéfinis. Cela peut inclure des contrats, des rapports, des matériaux de marketing, et plus encore. En automatisant le processus de création de documents, les entreprises peuvent économiser du temps et des ressources, améliorer la consistance et la qualité de leurs documents, et améliorer la perception de leur marque.

Principaux avantages de la génération automatisée de documents

La génération automatisée de documents présente de nombreux avantages. Le principal d'entre-eux est la possibilité d'adopter une approche basée sur le contenu. Avec la génération automatisée de documents, la mise en page et le style d'un document peuvent être définis en tant que modèles, tandis que le contenu peut être facilement versionné et mis à jour. Cela permet aux collaborateurs de se concentrer sur la création de contenu de haute qualité, sans se préoccuper de la mise en forme, ce qui peut entraîner une création et une maintenance de documents plus efficaces, ainsi qu'une réduction de la friction dans le processus de sourcing de contenu.

Un autre avantage clé de la génération automatisée de documents est la possibilité de créer des documents reproductibles et cohérents. En utilisant des modèles qui peuvent être fournis ou créés, les entreprises peuvent s'assurer que tous leurs documents ont un aspect et un style cohérents, ce qui peut contribuer à améliorer la perception de la marque. Lorsque nécessaire, ces modèles peuvent être mis à jour pour refléter les changements de marque ou de design, et appliqués à tous les documents. Cela peut aider à s'assurer que tous les documents sont à jour et que aucun document ne tombe dans l'obsolescence.

Enfin, la génération automatisée de documents permet aux entreprises de générer des documents sur demande, au besoin. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin de générer de grandes quantités de documents régulièrement, comme des factures ou des rapports, mais aussi pour générer des documents avec un contenu personnalisé, comme des matériaux de marketing. En utilisant des données spécifiques à l'utilisateur, les documents peuvent être adaptés pour mieux répondre aux besoins de l'utilisateur.

Éléments clés pour une génération de documents réussie

Il y a plusieurs éléments clés à prendre en compte lors de la mise en place de la génération automatisée de documents dans votre entreprise. L'un des facteurs les plus importants est l'utilisation de formats d'échange facilement utilisables pour le contenu des fichiers. Markdown ou ses extensions (par exemple mdx) sont largement utilisés, car ces formats ont une syntaxe très légère, qui est déjà bien connue de la plupart des collaborateurs. Etant basé sur du contenu sans mise en forme, ils permettent également un versionnement, une collaboration et une indexation faciles du contenu.

Un autre élément important est l'utilisation de modèles facilement personnalisables. Les modèles seront généralement fournis par le fournisseur de service ou par un tiers, mais ils doivent rester faciles et flexibles à utiliser, de sorte que les mises à jour de marque et les modifications de mise en page puissent être effectuées sans intervention complexe.

Enfin, il est important d'avoir des outils et des technologies qui permettent la génération et l'aperçu en temps réel de documents. Cela permettra aux entreprises de générer rapidement et facilement des documents et de s'assurer qu'ils répondent à leurs spécifications souhaitées.

Implémentations existantes et outils

Il existe plusieurs solutions et outils existants disponibles pour la génération automatisée de documents. Une approche consiste à utiliser des plateformes sans ou avec peu de code, comme des factures automatisées ou Formstack, qui permettent aux entreprises de créer des documents sans avoir besoin d'expertise en codage.

Une autre option consiste à utiliser l'impression HTML en utilisant des navigateurs web, bien que cela puisse être fastidieux et chronophage. Une option plus polyvalente et adaptée à la génération de documents de haute qualité et lourds en données, tels que les rapports McKinsey, est l'utilisation d'outils de conversion HTML vers PDF tels que PDFReactor ou Prince.

Solutions personnalisées

Si vous envisagez de mettre en place la génération automatisée de documents dans votre entreprise, il est important de se préparer et de commencer par automatiser les pipelines de documents les plus utilisés, tels que les factures, les confirmations de commerce et les rapports. Cela permettra une transition plus facile pour les utilisateurs et aidera à identifier et à résoudre les goulots d'étranglement du processus de génération de documents. Une fois que ces pipelines sont automatisés avec succès, les entreprises peuvent étendre l'utilisation de la génération automatisée de documents à d'autres pipelines de production de documents, même ceux avec un contenu et une mise en page fortement personnalisés.

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